BỘ PHẬN FO TRONG KHÁCH SẠN LÀ GÌ?

Thảo luận trong 'Tin Tức Tuyển Dụng Việc Làm' bắt đầu bởi Đăng Tin, 22/4/19.

  1. Đăng Tin

    Đăng Tin Moderator Thành viên BQT

    FO là một thuật ngữ vô cùng quen thuộc và được sử dụng rất nhiều trong ngành khách sạn. Nhưng rất ít bạn biết và hiểu rõ về thuật ngữ này. Nhiều bạn không biết FO là gì, nhiệm vụ mà FO thực hiện, vai trò của bộ phận FO trong khách sạn. Thông qua bài viết bên dưới, việc làm biên hòa sẽ giúp các bạn giải đáp các thắc mắc trên và hiểu được mô hình tổ chức cơ bản của một khách sạn.

    Fo là gì?
    Thuật ngữ FO là viết tắt của từ Front Office là bộ phận tiền sảnh của khách sạn.Là nơi đón tiếp khách hàng đầu tiên khi đến làm thủ tục đăng ký cho đến khi làm thủ tục trả phòng.
    fo-la-gi (2).png
    Bộ phận FO góp phần tạo nên hình ảnh tốt đẹp cho khách sạn

    1. Cơ cấu tổ chức của FO:
    Một FO ( Front Office) của một khách sạn bao gồm nhiều bộ phận nhỏ như bộ phận lễ tân, bộ phận đặt phòng, bộ phận hỗ trợ khách hàng….Một FO bao gồm 1 giám đốc tiền sảnh, 3 trưởng bộ phận ( bộ phận lễ tân, bộ phận đặt phòng và bộ phận hỗ trợ khách hàng) và nhiều bộ phận, vị trí khác nhau.

    Tùy thuộc vào quy mô của khách sạn, resort mà cơ cấu tổ chức của FO sẽ khác nhau, chức năng nhiệm vụ các vị trí trong bộ phận tiền sảnh khác nhau.

    1. Vai trò, nhiệm vụ của bộ phận FO:
    Bộ phận FO là cầu nối quan trọng giữa các bộ phận với nhau, giúp khách hàng có những cảm nhận đầu tiên khi đến với khách sạn.

    Bộ phận FO là nơi đáp ứng 1 cách tốt nhất những nhu cầu của khách hàng.

    FO có nhiệm vụ tạo dựng hình ảnh, thương hiệu của khách sạn, duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.

    Các bộ phận trong FO của 1 khách sạn.
    Phụ thuộc vào quy mô công ty, khách sạn vừa hay nhỏ mà các bộ phân trong FO sẽ được tổ chức khác nhau và thực hiện các nhiệm vụ riêng, nhằm mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

    1. Giám đốc tiền sảnh
    Giám đốc tiền sảnh trong bộ phận FO là người đứng đầu; điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của bộ phận FO, lên kế hoạch hoạt động cho bộ phận, tổ chức công tác tuyển dụng nhân sự, quản lý nhân sự, giải quyết các sự cố, giải quyết các phàn nàn của khách hàng, tạo điều kiện làm việc tốt để các bộ phận khác thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ. mà trung tâm việc làm đồng nai đã gặp rất nhiều
    fo-la-gi (1).jpg
    Giám đốc tiền sảnh chịu trách nhiệm quản lý, điều hành bộ phận FO

    1. Bộ phận Lễ tân (Reception / Front desk clerk)
    Bộ phận lễ tân trong một khách sạn hay một công ty có nhiệm vụ chính là chào đón khách một cách niềm nở nhất, làm các thủ tục check in, check out, hướng dẫn khách về cách làm thủ tục nhận phòng, giới thiệu các loại phòng cho khách hàng lựa chọn để khách hàng cảm thấy thoải mái nhất trong chuyến công tác hay chuyến du lịch.

    Ngoài ra, bộ phận lễ tân còn cung cấp thông tin về khu vui chơi, giải trí ; các dịch vụ của khách sạn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của khách sạn.
    1. Bộ phận Hướng dẫn khách ( Concierge)
    Trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn, bộ phận hướng dẫn khách có nhiệm vụ tư vấn những thông tin về đặc điểm của khách sạn, hỗ trợ các dịch vụ của khách sạn như khu vui chơi giải trí, khu ăn uống, sắp xếp các phương tiện vận chuyển.

    Bộ phận hướng dẫn khách có thể hỗ trợ phận đứng cửa và bộ phận hành lý những lúc cần thiết

    Tham khảo thêm các bài viết sau:

    Tình trạng quan hệ lao động hiện nay trong các công ty, xí nghiệp
    Thiết kế công việc cho phòng hành chính

    1. Bộ phận đứng cửa ( Dor men ) và bộ phận phụ trách hành lý( Bellmen)
    Bộ phận đứng cửa và bộ phận phụ trách hành lý là những người phụ trách mở cửa xe, cửa sảnh chào đón khách, sắp xếp, hướng dẫn chỗ đổ xe cho khách, hỗ trợ xách hành lý, hướng dẫn đưa khách lên phòng, giúp khách hàng đóng gói hành lý, nhận hành lý ký gửi của khách trong thời gian khách lưu trú tại đây.

    Đặc điểm của bộ phận này là chỉ tuyển những bạn nam có sức khỏe tốt để có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
    fo-la-gi (4).jpg
    Sự nhiệt huyết, nhiệt tình của bộ phận đứng cửa luôn là bước khởi đầu tốt nhất cho khách hàng đặt niềm tin vào khách sạn

    1. Bộ phận thu ngân ( Cashier)
    Khi khách sử dụng các dịch vụ tại khách sạn, khi cần thanh toán họ cần tìm đến nhân viên thu ngân.

    Bộ phận thu ngân có nhiệm vụ thu những chi phí mà khách hàng đã tiêu tại khách sạn như: tiền phòng, tiền dịch vụ như tiền thuê xe, tiề ẩm thực, tiền giặt ủi và các hóa đơn khác.

    1. Bộ phận tổng đài (Operator)
    Bộ phận tổng đài là một phần của bộ phận FO.Trong các khách sạn nhỏ, công việc của bộ phận tổng đài sẽ được nhân viên lễ tân thực hiện.

    Nhiệm vụ của bộ phận tổng đài:

    + Tiếp nhận tất cả các cuộc điện thoại từ bên ngoài vào khách sạn, chuyển tiếp yêu cầu cuộc gọi đến các bộ phận liên quan.

    + Ghi nhận lời nhắn của khách hàng và chuyển đến nơi được yêu cầu.

    +Xử lý các đề nghị báo thức của khách ở phòng

    + Quản lý và ghi bill cho các cuộc gọi trả phí.

    1. Bộ phận đặt phòng (Reservations)
    Bộ phận đặt phòng là nơi tiếp nhận những yêu cầu đặt phòng của khách từ các thiết bị công nghệ nhưu điện thoại, laptop, smartphone... Theo dõi danh sách các phòng và nắm bắt tình trạng hiện tại của phòng đó có còn trồng hay không, phòng nào đã có người đặt, phòng nào cần dọn dẹp.

    Bộ phận đặt phòng còn xử lý các tình huống phát sinh như khách trả phòng trễ hạn hay trước hạn, bố trí phòng theo yêu cầu của khách hàng.

    Bên cạnh đó, bộ phận đặt phòng còn có nhiệm vụ trực tổng đài và cung cấp các dịch vụ cho khách hàng.

    fo-la-gi (3).jpg
    1. Bộ phận quan hệ khách hàng ( Guest relation)
    Bộ phận quan hệ khách hàng là nơi tiếp nhận những phàn nàn, những góp ý hay khiếu nại của khách hàng và giải quyết các vấn đề liên quan trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm.

    Thực hiện các chương trình đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng trong quá trình sử dụng các dịch vụ khách sạn nhằm đưa ra các phương án cải thiện tốt hơn.

    FO luôn là bộ phận quan trọng trong một khách sạn, các bộ phận trong FO là các vị trí luôn được quan tâm đặc biệt bởi các bạn trẻ, được nhiều người đam mê và theo đuổi. Là cơ hội để có những thăng tiến trong công việc.

    Chúc các bạn tự tin và đạt thành công nhé!
     
    Bài viết mới
    Chỉnh sửa cuối: 22/7/19

Chia sẻ trang này